Die versteckten Kosten des "So haben wir das immer gemacht"
Wenn man an Digitalisierung denkt, stellt man sich KI, Automatisierung und große Plattformen vor. Aber in vielen mittelständischen Unternehmen fangen echte Fortschritte viel einfacher an.
Zum Beispiel bei Safety4You. Ein erfolgreiches Bahndienstleistungsunternehmen in Österreich, das über 140 Fahrzeuge betreibt. Der Fuhrpark war nicht ihr Kerngeschäft – es war einfach etwas, das "laufen" musste.
Die Lösung? Ein Whiteboard, ein paar Excel-Tabellen und WhatsApp-Nachrichten.
Bis das "irgendwie funktioniert" zu viel Zeit, Fehler und versäumte Fristen kostete.
Dann stellten sie sich eine andere Frage:
"Was, wenn wir einfach eine App hätten, die genau das kann, was wir brauchen – nicht mehr, nicht weniger?"
Die versteckte Komplexität moderner Fuhrparkverwaltung
Fuhrpark sollte das Letzte sein, worüber sich ein Eisenbahnverkehrsunternehmen Gedanken machen muss. Und doch wurde genau das bei Safety4You zur täglichen Herausforderung. Fahrzeuge im Einsatz, Fahrer wechseln ständig, Papierkram stapelt sich.
- Wer fuhr welches Auto letzte Woche?
- Wann ist die nächste Versicherung fällig?
- Wurde der Radarstrafer erledigt?
Die Antworten lagen verteilt in:
- manuellen Übergabeformularen
- Papierordnern
- WhatsApp-Nachrichten
- einem Whiteboard, das nur vor Ort Sinn ergab
Wenn der Fuhrparkverantwortliche krank war, blieb alles liegen. Und je mehr Fahrzeuge dazu kamen, desto schwieriger wurde es, den Überblick zu behalten
Warum Standard-Lösungen keine Option waren
Im Internet gibt es genug Software für Fuhrparkmanagement. Aber für Safety4You waren sie alle:
- Zu überladen mit Funktionen, die niemand braucht
- Zu teuer für ein Nebenthema
- Zu unflexibel für den echten Arbeitsalltag
Was sie brauchten, war keine Plattform. Sondern ein einfaches internes Tool, das zu ihrem Alltag passt.
Die einfache Lösung für ein komplexes Problem
Gemeinsam mit Safety4You haben wir eine simple Frage gestellt:
"Was, wenn all diese Infos einfach an einem Ort wären?"
Drei Tage später war aus einem Whiteboard ein intelligentes digitales System geworden.
Die App wollte nicht alles können. Nur das, was zählt:
- Fahrzeugdaten zentral speichern
- Nutzung & Zuweisung verfolgen
- Digitale Übergaben inkl. Unterschrift abwickeln
- Dokumente & Historien je Fahrzeug hinterlegen
- Alles mobil, alles sofort verfügbar
Ergebnis: volle Kontrolle bei minimalem Aufwand.
Funktionen, die Fuhrparkverwaltung einfach machen
Intelligente Fahrzeugortung
Jedes Fahrzeug in der Flotte hat jetzt seine digitale Identität. Versicherungsdetails, Leasingverträge, Wartungsaufzeichnungen und Wartungshistorien sind sofort abrufbar. Flottenmanager können Fahrzeuge schnell nach Versicherungsanbieter, Enddatum des Leasings oder Verfügbarkeitsstatus filtern.
Intelligentes Zuweisungssystem
Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich fragte, wer welches Fahrzeug hat. Die App ermöglicht es Managern, Mitarbeitern oder externen Benutzern mit nur wenigen Fingertipps Fahrzeuge zuzuweisen. Bei jeder Aufgabe wird automatisch ein digitales Übergabeprotokoll generiert, das elektronische Signaturen und sofortige E-Mail-Bestätigungen enthält.
Verfügbarkeitsmanagement in Echtzeit
Ein verfügbares Fahrzeug zu finden bedeutete früher, zum Whiteboard zu gehen und zu hoffen, dass es auf dem neuesten Stand war. Jetzt können Manager sofort sehen, welche Fahrzeuge verfügbar sind, wer jedes Fahrzeug nutzt und wann sie zurückgegeben werden. Filter machen es einfach, das richtige Fahrzeug für jeden Bedarf zu finden.
Dokumenten- und Verlaufsmanagement
Jedes Fahrzeug kann jetzt seine komplette Historie beibehalten. Serviceberichte, Unfalldokumentationen und wichtige Hinweise können direkt im Profil jedes Fahrzeugs gespeichert werden. Wenn jemand die letzten Nummernnummern oder die Fahrhistorie eines Fahrzeugs überprüfen muss, hat er alles zur Hand.
Das Ergebnis: Weniger Stress, mehr Kontrolle
Bei der App ging es nicht nur darum, Fahrzeuge zu verwalten — es ging darum, den Menschen die Arbeit zu erleichtern. Fahrer haben jetzt über ihre Telefone sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen. Sie können schnell Notfallkontakte finden, zugelassene Servicestationen finden und bei Bedarf auf Versicherungsinformationen zugreifen.
Die App hat nicht nur beschleunigt, sondern auch verbessert:
- Kein Suchen in alten Nachrichten
- Keine versäumten Fristen
- Kein Papierchaos
Stattdessen:
- Komplettes Flottenmanagement vom Handy aus
- Zuweisungen in Sekunden – auch abteilungsübergreifend
- Historie & Compliance immer im Blick
- Gesteuerter Zugriff für Versicherungen & Leasingpartner
Unerwartete Vorteile
Die digitale Transformation reichte über die internen Abläufe von Safety4You hinaus. Ihre Versicherungsanbieter haben jetzt eingeschränkten Zugriff auf relevante Fahrzeuginformationen, was die Schadensbearbeitung und das Policenmanagement rationalisiert. Das transparente System hat die Beziehungen zu Leasingunternehmen und Dienstleistern verbessert.
„Ich verwalte jetzt über 100 Autos einfach am Handy. In zwei Wochen hatte ich eine App, die vorher Excel & Whiteboard ersetzt hat.“ – Thomas, Prokurist & Flottenverantwortlicher
Du brauchst keine große Plattform. Du brauchst ein System, das passt.
Es gibt viele mächtige Tools. Aber viele interne Prozesse brauchen keine komplexen Systeme – sondern das passende.
Diese maßgeschneiderte App spart Safety4You jedes Jahr tausende Euro – ohne zusätzliches Personal, ohne teure Lizenzen, ohne große Umstellung.
Gebaut mit Glide. Umgesetzt von Kwapso. Maßgeschneidert für ihren Alltag.
Was als Ersatz für ein Whiteboard begann, ist heute ein wichtiges Business-Tool.
Safety4Yous Geschichte zeigt: Digitalisierung muss nicht kompliziert sein.
Oft beginnen die größten Veränderungen mit kleinen Lösungen für alltägliche Probleme.
Manchmal ist die wirkungsvollste App nicht im App Store – sondern genau das Tool, das deinen Arbeitsalltag vereinfacht.
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