„Ich verwalte jetzt über 100 Autos nur von meinem Handy aus“, erzählt der Flottenmanager, der aus verstreuten Excel-Tabellen ein optimiertes digitales System gemacht hat, das die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Flotten verwalten, revolutioniert.
Vom Whiteboard-Chaos zur digitalen Flottenbeherrschung
Das Flottenmanagement sollte die geringste Sorge einer Eisenbahngesellschaft sein. Doch für Safety4You war es zu einer täglichen Herausforderung geworden, den Überblick über 140 Fahrzeuge zu behalten, was die betriebliche Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gefährdete. Ihre Lösung? Ein Whiteboard, ein paar Excel-Tabellen und die Hoffnung, dass nichts schief geht.
„Ich verwalte jetzt über 100 Autos in unserer Flotte nur von meinem Handy aus. Innerhalb von zwei Wochen hatte ich eine vollständige Flotten-App, die ich zuvor in Excel-Tabellen und Whiteboards hatte „, erzählt Thomas Stadlmair, Prokurist und Flottenmanager bei Safety4You.
Die verborgene Komplexität des modernen Flottenmanagements
Jeder Flottenmanager kennt die Herausforderung: Fahrzeuge sind ständig in Bewegung, die Fahrer wechseln täglich und der Papierkram stapelt sich. Für Safety4You bedeutete die Verwaltung ihrer Schienenflotte, alles von den Mitarbeitereinsätzen bis hin zu Versicherungsverlängerungen über verteilte Systeme hinweg im Auge zu behalten.
Als ein Radarticket eintraf, musste man, um den verantwortlichen Fahrer zu finden, durch unzählige WhatsApp-Nachrichten und Excel-Tabellen scrollen. Versicherungsverlängerungen sind manchmal durch das Raster gerutscht. Fahrzeugübergaben wurden auf Papierformularen dokumentiert, die oft verschwanden, bevor sie das Büro erreichten.
Eine einfache Lösung für ein komplexes Problem
In Zusammenarbeit mit Safety4You haben wir festgestellt, dass die besten Lösungen oft mit den einfachsten Fragen beginnen: Was wäre, wenn all diese Informationen an einem Ort wären? Was wäre, wenn die Verwaltung einer Flotte so einfach wäre wie das Abrufen Ihres Telefons?
Innerhalb von drei Tagen haben wir ihr Flottenmanagement von einem an der Wand befestigten Whiteboard in ein intelligentes digitales System umgewandelt. Der Schlüssel lag darin, sich auf das zu konzentrieren, was Flottenmanager tatsächlich benötigen, und nicht darauf, was herkömmliche Flottensoftware nach Ansicht der Flottenmanager haben sollte.
Überblick über den Fuhrpark und die Detailseite Auto
Funktionen, mit denen sich das Flottenmanagement mühelos anfühlt
Intelligente Fahrzeugortung
Jedes Fahrzeug in der Flotte hat jetzt seine digitale Identität. Versicherungsdetails, Leasingverträge, Wartungsaufzeichnungen und Wartungshistorien sind sofort abrufbar. Flottenmanager können Fahrzeuge schnell nach Versicherungsanbieter, Enddatum des Leasings oder Verfügbarkeitsstatus filtern.
Intelligentes Zuweisungssystem
Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich fragte, wer welches Fahrzeug hat. Die App ermöglicht es Managern, Mitarbeitern oder externen Benutzern mit nur wenigen Fingertipps Fahrzeuge zuzuweisen. Bei jeder Aufgabe wird automatisch ein digitales Übergabeprotokoll generiert, das elektronische Signaturen und sofortige E-Mail-Bestätigungen enthält.
Digitales Übergabeprotokoll
Verfügbarkeitsmanagement in Echtzeit
Ein verfügbares Fahrzeug zu finden bedeutete früher, zum Whiteboard zu gehen und zu hoffen, dass es auf dem neuesten Stand war. Jetzt können Manager sofort sehen, welche Fahrzeuge verfügbar sind, wer jedes Fahrzeug nutzt und wann sie zurückgegeben werden. Filter machen es einfach, das richtige Fahrzeug für jeden Bedarf zu finden.
Dokumenten- und Verlaufsmanagement
Jedes Fahrzeug kann jetzt seine komplette Historie beibehalten. Serviceberichte, Unfalldokumentationen und wichtige Hinweise können direkt im Profil jedes Fahrzeugs gespeichert werden. Wenn jemand die letzten Nummernnummern oder die Fahrhistorie eines Fahrzeugs überprüfen muss, hat er alles zur Hand.
Die menschliche Seite der digitalen Transformation
Bei der App ging es nicht nur darum, Fahrzeuge zu verwalten — es ging darum, den Menschen die Arbeit zu erleichtern. Fahrer haben jetzt über ihre Telefone sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen. Sie können schnell Notfallkontakte finden, zugelassene Servicestationen finden und bei Bedarf auf Versicherungsinformationen zugreifen.
Flottenmanager können die meisten Aufgaben von ihren Mobilgeräten aus erledigen. Egal, ob sie eine Fahrzeugübergabe genehmigen oder die Ablaufdaten des Leasingvertrags überprüfen, alles ist überall und jederzeit zugänglich.
Mobilversion für Admin und Endbenutzer
Unerwartete Vorteile
Die digitale Transformation reichte über die internen Abläufe von Safety4You hinaus. Ihre Versicherungsanbieter haben jetzt eingeschränkten Zugriff auf relevante Fahrzeuginformationen, was die Schadensbearbeitung und das Policenmanagement rationalisiert. Das transparente System hat die Beziehungen zu Leasingunternehmen und Dienstleistern verbessert.
Ein Blick in die Zukunft
Was als Lösung für den Ersatz eines Whiteboards begann, ist zu einem unverzichtbaren Geschäftstool geworden. Die Plattform wird ständig mit neuen Funktionen und Funktionen weiterentwickelt, wobei der Schwerpunkt stets darauf liegt, das Flottenmanagement einfacher und effizienter zu gestalten.
Die Erfahrung von Safety4You zeigt, dass die digitale Transformation nicht kompliziert oder zeitaufwändig sein muss. Manchmal beginnen die stärksten Veränderungen mit einfachen Lösungen für alltägliche Probleme.
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