Unser Arbeitsprozess in der Zusammenarbeit

Wie wir bei Kwapso arbeiten

So schaut die Zusammenarbeit mit uns wirklich aus

Du fragst dich wahrscheinlich, wie es wirklich ist, mit Kwapso zu arbeiten. Abseits von Verkaufsgesprächen und Projektvorschlägen - wie schaut die tägliche Zusammenarbeit tatsächlich aus?

Wir glauben an komplette Transparenz. Nach jahrelanger Erfahrung als Kunden von Dienstleistern - und jetzt als Anbieter - wissen wir: Der Erfolg eines Projekts hängt weniger von den technischen Fähigkeiten ab, sondern mehr von allem drumherum: Wie kommunizieren wir, wie werden Entscheidungen getroffen, wie lösen wir Probleme, und wieviel Zeit kostet dich das wirklich.

So arbeiten wir:

Unser 3-Phasen Arbeitsprozess

Jedes Unternehmen steht an einem anderen Punkt, wenn es um digitale Abläufe geht. Manche arbeiten noch mit Post-it Zetteln und Excel-Tabellen, andere haben verschiedene Programme, aber nichts ist miteinander verbunden, und wenige sind bereit für fortgeschrittene Automatisierung. Egal wo du stehst - wir sehen immer das gleiche Muster: Erst das große Bild verstehen, dann ein solides Fundament bauen, dann kontinuierlich verbessern.

Wir haben unseren Prozess um diese Realität aufgebaut. Anstatt alles auf einmal umzukrempeln, gehen wir Schritt für Schritt vor - von dort wo du heute stehst hin zu einem vollständig integrierten digitalen Arbeitsplatz - und später zu KI-gestützter Automatisierung, wenn du soweit bist.

So funktioniert's:

Phase 1: Anforderungen & Analyse - Das große Bild verstehen und dein Fundament planen

In dieser Phase geht es ums Verstehen - sowohl das konkrete Problem, das gelöst werden muss, als auch das größere Bild, wohin sich dein Unternehmen digital entwickeln könnte. Wir halten das sehr entspannt und mit wenig Aufwand für dich.

• Wir kommen vorbereitet mit Konzepten und Anforderungen basierend auf unseren ersten Gesprächen

• Gehen alles Punkt für Punkt mit dir durch
• Du gibst frei - entweder in unserem Portal in deinem Tempo oder gemeinsam in Terminen

• Alles wird dokumentiert und nummeriert in deinem System

Das Ziel ist, deine "Basis-App" zu planen - das erste System, das als Grundlage für alles Weitere dient und gleichzeitig ein konkretes Problem löst, das du gerade hast.

Phase 2: Entwicklung & Testen - Dein digitales Fundament bauen

Das ist normalerweise die schnellste Phase, weil wir fokussiert sind und genau wissen, was wir bauen. Ob es darum geht, das konkrete Problem zu lösen, mit dem du zu uns gekommen bist, oder das Grundsystem für künftiges Wachstum zu schaffen - hier wird's konkret.

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• Wir bauen basierend auf dem, was wir aus Phase 1 verstanden haben
• Alle zwei Wochen: Zeigen dir, was gebaut wurde, du gibst Feedback

• Du bekommst etwas zum Testen, wir entwickeln etwas Neues

• Kontinuierlicher Kreislauf: du testest → wir fragen → wir entwickeln → wiederholen

Das Schöne an No-Code Technologie ist, dass du schnell echte Funktionen sehen und testen kannst, nicht nur Entwürfe oder Prototypen.

Phase 3: Verbesserung & Weiterentwicklung - Die langfristige Partnerschaftsphase

Hier passiert die wahre Magie und deshalb haben wir so einen starken organisatorischen Prozess. Bei No-Code Technologie kommt der Erfolg durchs Ausprobieren, Testen und langfristige Zusammenarbeit. Diese Phase kann so lange dauern, wie du willst - manche Kunden arbeiten Monate mit uns, andere Jahre.

Hier glänzt unsere Organisation wirklich

• Alle Anfragen werden verfolgt: Ideen, Fehler, Feedback - alles bekommt seine eigene Nummer

• Mehrere Eingabekanäle: Portal, Termine, E-Mails - wir sammeln von überall
• Komplette Historie: Schaue zurück auf Anfragen von vor Monaten, alles in deinem Portal
• Sofortige Updates: E-Mail-Benachrichtigungen wenn etwas gelöst ist, mit Erklärung des Ergebnisses

• Garantierte Bearbeitung: Jede Anfrage wird bearbeitet, nichts fällt durchs Raster

Du weißt immer, wo du stehst
‍Portal-Updates, E-Mail-Benachrichtigungen, Termin-Zusammenfassungen - du fragst dich nie, was mit deinem Projekt passiert.

Unser Kommunikationsrhythmus

14-tägige Termine + Portal rund um die Uhr

• Alle 14 Tage: Vorbereitete Termine mit Demos, Feedback und Entscheidungen

• Zwischen den Terminen: Unser Kundenportal für Fragen, Updates und Anfragen
• Notfälle: 24-Stunden Reaktion bei kritischen Problemen

Prinzip des minimalen Aufwands
‍Du sollst nicht Zeit mit zehn einzelnen E-Mails mit einzelnen Fragen verschwenden. Wir sammeln alles in vorbereiteten Terminen, wo du einfach kommst und Feedback gibst.

Kontaktiere uns, wie du willst
‍SMS, E-Mail, Portal, sogar WhatsApp - wir passen uns deinem Kommunikationsstil an und halten trotzdem alles organisiert und dokumentiert.

Dein Zeitaufwand

Ehrlich gesagt: Das interessiert dich wahrscheinlich am meisten.

Die Realität:

• 14-tägige Termine: 30-60 Minuten
• Portal-Kontrollen: Schauen, wann es dir passt
• Testphasen: Neue Funktionen in deinem echten Arbeitsablauf verwenden
• Keine Hausaufgaben: Wir übernehmen alle Vorbereitung und Nachbereitung

Kannst mehr mitmachen, wenn du willst
‍Manche Kunden lieben es, hands-on dabei zu sein. Andere geben lieber die Richtung vor und lassen uns alles abwickeln. Beides funktioniert perfekt.

Wie unsere Termine ablaufen

Wir machen die Arbeit

• Kommen vorbereitet mit Fragen, Demos und zu treffenden Entscheidungen
• Zeigen Fortschritt, sammeln Feedback, planen nächste Schritte
• Nehmen alles auf, damit du später nochmal schauen kannst
• Dokumentieren alle Entscheidungen in deinem Portal

Du kommst und entscheidest
‍Keine Vorbereitung von deiner Seite nötig. Wir präsentieren Optionen, du wählst die Richtung, wir kümmern uns um die Umsetzung.

Zeitplan-Erwartungen

Tempo passt sich deiner Geschäftsrealität an

• Wir sind schnell bei Entwicklung und Anforderungssammlung
• Der Gesamtzeitplan passt zu deinem Betriebsablauf
• Längere Feedback-Schleifen sind in unseren Prozess eingebaut
• Kein Druck, während du dein Tagesgeschäft führst

Warum Projekte Zeit brauchen
‍Du musst Sachen mit deinem Team testen, Änderungen bewerten und durchdachte Entscheidungen treffen. Manchmal dauert das eine Woche, manchmal zwei Wochen - völlig okay.

Willst du's schneller?
Wir können beschleunigen, wenn deine Situation das erfordert.

Wenn etwas schief geht

Direkte Kommunikation
‍Kein Herumreden um Probleme. Wenn etwas länger braucht, nicht funktioniert oder einen anderen Ansatz braucht - wir sagen's dir direkt.

24-Stunden Reaktion
‍Technische Probleme bekommen sofortige Aufmerksamkeit. Manchmal ist's eine 10-Minuten Reparatur, manchmal komplexer, aber wir lassen dich nicht hängen.

Wir halten zusammen
‍Auch wenn etwas nicht direkt unsere Verantwortung ist, helfen wir bei der Lösung. Langfristige Partnerschaften bedeuten gemeinsame Verantwortung für deinen Erfolg.

Warum wir komplett remote arbeiten

Digitale Arbeit braucht digitale Arbeitsweise
‍Wir arbeiten vollständig remote, weil das, was wir machen, digital ist. Für echte Projektarbeit - Demos, Feedback-Termine, Entscheidungsfindung - brauchen wir unser komplettes technisches Setup: Mehrere Bildschirme, stabile Internetverbindung, Aufnahme-Equipment und Entwicklungsumgebung.

Was wir gelernt haben
‍Wichtige Termine werden durch technische Probleme, fehlende Laptops oder schlechte Setups gestört. Virtuelle Termine eliminieren diese Variablen und halten uns auf dein Projekt fokussiert.

Persönlicher Kontakt ist trotzdem wichtig
‍Wir lieben gemeinsame Mittagessen, Kaffee-Gespräche und Bürobesuche, um dich und dein Unternehmen persönlich kennenzulernen. Aber das heben wir auf für Beziehungsaufbau und strategisches Brainstorming, nicht für operative Projektarbeit.

Ansprechpartner-Struktur

Ein Hauptansprechpartner

• Normalerweise der Entscheidungsträger, kann aber auch ein Projektleiter sein
• Wenn du der Geschätsführer bist, aber ein Projektmanager das Projekt leitet, arbeiten wir mit ihm
• Du bleibst involviert für Freigaben durch 14-Tage-Termine, direkte Portal-Freigaben oder einfache E-Mail-Antworten

Kein Ansprechpartner-Chaos
‍Du weißt immer, wen du erreichen kannst und wer dein Projekt in- und auswendig kennt.

Was wir von unseren Kunden erwarten

Wir sind wählerisch bei Partnerschaften
‍Wir arbeiten nicht mit 100+ Kunden pro Jahr. Wir arbeiten mit 15-20 Kunden jährlich, weil unser Service tiefgehend strukturiert und persönlich ist.

Drei wichtige Eigenschaften:

1. Bereitschaft: Willigkeit zur Verbesserung und Veränderung
2. Offenheit: Ehrliche Kommunikation über Probleme, Wünsche und Feedback
3. Vertrauen: Lass uns den technischen Prozess führen, während du dich auf Geschäftsergebnisse konzentrierst

Warum das wichtig istMit so wenigen Kunden brauchen wir Partner, die wirklich in den Prozess investiert sind. Wir bauen keine Standard-Lösungen - wir erstellen Systeme speziell für dein Unternehmen.

Partnerschaft vs. Lieferanten-Philosophie

Wir sind kein typischer Lieferant

• Lieferanten setzen um, was du vorgibst und gehen weiter
• Partner denken mit dir mit, schlagen Verbesserungen vor und wachsen mit deinem Unternehmen

Wie Partnerschaft aussieht

• Offene Gespräche: Direktes Feedback, ehrliche Einschätzungen, ehrliche Gespräche über das, was funktioniert
• Authentische Zusammenarbeit: Gemeinsame Ideen, gemeinsame Problemlösung, gegenseitige Investition in den Erfolg
• Experimentier-Mentalität: Sachen ausprobieren, keine Angst vorm Kaputtmachen, schnell iterieren
• Zukunftsorientiert: Automatisierungen, KI-Tools und neue Arbeitsweisen gemeinsam nutzen

Langfristig denken
‍Wir hätten lieber 20 tiefe Partnerschaften als 200 Transaktionsprojekte. Das bedeutet, wir sind in deinen Erfolg investiert, über unsere Leistungen hinaus.

Was das für dich bedeutet

Mit Kwapso zu arbeiten bedeutet, einen Partner zu haben, der wirklich daran interessiert ist, deine Geschäftsabläufe reibungsloser zu machen, nicht komplizierter. Wir haben jeden Aspekt unseres Prozesses um ein Ziel herum gestaltet: echte Ergebnisse zu liefern und dabei zu respektieren, dass du ein Unternehmen zu führen hast.

Die Transparenz, die du gerade gelesen hast, ist nicht nur Theorie - so arbeiten wir tatsächlich, Tag für Tag. Ob du bereits mit uns arbeitest oder es überlegst, du kannst mit dieser Klarheit und Organisation während unserer gesamten Partnerschaft rechnen.

So bauen wir digitale Lösungen, die in der echten Welt funktionieren. So schaffen wir glücklichere digitale Arbeitsplätze.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit