Mehr Leads, mehr Probleme.
Als HOGO seine Rekrutierungskanäle ausweitete — von Jobportalen bis hin zu Facebook-Anzeigen — wurde der Prozess nicht skaliert, sondern fragmentiert.
Zu diesem Zeitpunkt beschlossen sie, das Zusammenstellen von Tools einzustellen und ein System aufzubauen, das darauf basiert, wie ihr Team tatsächlich funktioniert.
Die Realität im Recruiting-Alltag
Wachstum klingt gut – bis man versucht, hunderte Bewerbungen über Excel, WhatsApp und E-Mail zu koordinieren.
Bei HOGO.cc, einem führenden Recruiting-Unternehmen mit Teams in der Slowakei, Tschechien und Kroatien, zeigte sich schnell: Das Problem war nicht, dass der Prozess kaputt war – er war zersplittert.
Zuerst kamen Bewerber über die eigenen Recruiter. Dann kamen Marketing-Kampagnen hinzu – Facebook-Anzeigen, Instagram-Stories, Jobportale. Mit jeder neuen Quelle wuchs nicht nur der Bewerberstrom, sondern auch das Chaos:
Unterschiedliche Formate
Keine einheitliche Erfassung
Keine zentrale Übersicht
Und ironischerweise: Je mehr Kanäle sie öffneten, desto weniger Überblick hatten sie.
„Früher haben wir Bewerber über WhatsApp gesucht. Heute öffnen wir einfach das Dashboard – und arbeiten los.“
Die Herausforderung: Bewerber überall – aber kein Überblick
Das Recruiting-Team bei HOGO hat nicht an Motivation gespart – sondern an Struktur gelitten.
Mit offenen Positionen in mehreren Ländern und Branchen war das System:
Manuell gepflegt
Tabellengetrieben
Abhängig von Erinnerung und Posteingang der einzelnen Recruiter
Kurz: Es war nicht skalierbar.
Der Weg: Ein maßgeschneidertes Dashboard statt Standard-Software
Hier kam Kwapso ins Spiel.
Statt HOGO in ein fertiges Tool zu pressen, haben wir ein Recruiting-System um ihre realen Arbeitsabläufe herum gebaut – schnell, klar und kontrollierbar.
So lief der Aufbau Schritt für Schritt:
Zentrale Bewerber-Inbox
Alle Leads aus Recruiting, Marketing, Facebook, Instagram, Jobportalen landen in einem System.
Bonus: Bewerber, die über andere Kanäle kommen, werden nun manuell eingetragen – so entsteht ein vollständiger Bewerberpool.
Standardisierte Datenstruktur
Gemeinsam mit HOGO definiert: klar, strukturiert, mehrsprachig.
Recruiter-Dashboard
Gefilterte Ansicht nach Status, Standort, Erfahrung etc.
Mit integrierten Aktionen: E-Mail, Anruf, Notizen, Erinnerungen.
Admin-Dashboard
Gesamtüberblick: Funnel-Daten, Teamleistung, Quelle der Bewerber.
Jeder Status löst eine vorgefertigte E-Mail aus: Bewerbung erhalten, Einladung, Absage etc.
Professionelle Kommunikation, automatisch
Automatische Zuordnung nach Sprache & Land
Bewerber werden je nach Sprache den Recruitern zugeordnet – manuelle Feinverteilung möglich.
Jeder Recruiter hat hinterlegte Sprachen, die ihm gefiltert nur jene Bewerbungen anzeigt, die in seinen Bereich fallen.
Damit ist die Kommunikation zwischen Recruiter und Bewerber qualitativer, aber auch werden Doppelbearbeitungen vermieden.
Die Bewerbungen werden anhand der Sprache des Personalverantwortlichen gefiltert
Die Features: Ein System wie ein Teammitglied
Dieses Dashboard ist kein starres Tool – es fühlt sich an wie ein Co-Pilot:
Mehrfache Filter für gezielte Verteilung der Bewerbungen wie z.B nach Sprachniveau, Erreichbarkeit oder Joberfahrung
Filter nach Sprachniveau des Bewerbers
Live-Übersicht über alle offenen Fälle
Automatisierte Workflows reduzieren Folgeaufgaben
Status-Notizen machen Übergaben einfach – auch länderübergreifend
Umfangreiche Filter zu sinnvollen Metriken
Und das Beste:
Das System wächst mit. Neue Branche? Neuer Funnel? Kein Problem.
Die Wirkung: Weniger Chaos. Mehr Geschwindigkeit. Volle Kontrolle.
Heute läuft HOGOs Recruiting wie ein Uhrwerk:
Keine Tool-Wechsel mehr
Schnellere Zuordnung von Bewerbern
Klar kommuniziert = besseres Kandidaten-Erlebnis
Entscheidungen auf Basis echter Daten
Volle Datenhoheit – kein CRM-Blackbox
„Wir verlieren keine Bewerber mehr. Wir sind schneller, professioneller und bereit zu wachsen.“
Was HOGO selbst sagt
„Wir haben jetzt mehr Bewerber und besseren Überblick – und unsere Recruiter arbeiten gerne damit.“„Wir hoffen, dass wir mit diesem Setup auch in der Gastronomie Fuß fassen können.“„Die Zusammenarbeit mit Kwapso war konstruktiv, schnell und unkompliziert – wir würden sie definitiv weiterempfehlen.“– Dragana L., Head of HR, HOGO.cc
Warum Custom-Lösungen gewinnen
Standard-Tools passten nicht – HOGOs Prozesse waren zu individuell.
Heute haben sie:
Ein System, das mitwächst – ohne Mehraufwand
Volle Datenkontrolle
Anpassungen in Tagen, nicht in Quartalen
Dieses Dashboard ist keine Software – es ist operative Klarheit.
Was das für dein Unternehmen heißt
Wenn du gerade noch:
Bewerbungen mit Excel verwaltest
Zwischen Tools und E-Mails pendelst
Prozesse im Kopf statt im System hast …
… dann ist es Zeit, anders zu denken.
Ein maßgeschneidertes Recruiting-Dashboard muss nicht Monate dauern. Mit Kwapso starten wir schlank, liefern schnell – und wachsen mit dir.
Wenn dein Tool mehr Arbeit macht als es abnimmt, liegt’s nicht an dir – sondern am System. Hier erfährst du, warum Standardlösungen oft scheitern und wie maßgeschneiderte Tools deinem Team wirklich helfen.
