Maßgeschneiderte App zur Verwaltung von Wohnimmobilien in Barcelona

Hausgemeinschaft in Barcelona revolutiniert das Gebäudemanagement

In Spaniens lebendigen Hausgemeinschaften sind Präsidenten weit mehr als nur Verwalter – sie führen kleine Unternehmen und jonglieren jährlich mit hunderttausenden Euro. Sie kümmern sich um alles: von der Poolpflege bis zur rechtlichen Compliance, während sie gleichzeitig hunderte von Bewohnern zufrieden und informiert halten müssen.

Diese Realität wurde Griselda schnell bewusst, als sie Präsidentin ihrer  Hausgemeinschaft in Barcelona wurde. Als Buchhalterin von Beruf erkannte sie sofort ein kritisches Problem:

Wichtige Informationen der Gemeinschaft waren über WhatsApp-Nachrichten, Papierakten und beiläufige Gespräche verstreut.

"Jahrelang kämpften wir mit chaotischen Prozessen in unserer Hausverwaltung", erklärt Griselda. "Aurora verstand unsere Herausforderungen besser als wir selbst und lieferte ComunitApp innerhalb von zwei Wochen. Die maßgeschneiderte Lösung digitalisierte unsere Prozesse und schaffte klare, nachvollziehbare Strukturen."

Die verborgene Welt des Community Managements

In Barcelonas Wohntürmen ist jede Gemeinschaft wie ein kleines Unternehmen. Die Präsidenten verwalten beträchtliche Budgets, die oft €100.000 jährlich übersteigen. Sie koordinieren mehrere Dienstleister, beaufsichtigen Wartungsteams und stellen sicher, dass die Gemeinschaftsbereiche allen Bedürfnissen gerecht werden.

Doch die meisten dieser Mini-CEOs arbeiten ohne professionelle Werkzeuge. Die Suche nach einer einfachen Lieferantenkontaktnummer bedeutete oft monatelanges Scrollen durch WhatsApp-Nachrichten. Die Nachverfolgung früherer Gemeinschaftsentscheidungen erforderte das Durchsuchen von Papierakten.

Die größte Herausforderung? Wenn ein neuer Präsident das Amt übernimmt, beginnt er praktisch bei Null.

Maßgeschneiderte Lösung für den End-User

In direkter Zusammenarbeit mit Griselda haben wir etwas Besonderes kreiert. ComunitApp ist kein weiteres Immobilienverwaltungstool — es ist eine Plattform, die speziell für die einzigartige Dynamik spanischer Wohngemeinschaften entwickelt wurde.

Der Schlüssel lag darin, zu verstehen, wie verschiedene Community-Mitglieder interagieren. Jede Rolle benötigte spezifische Tools und Zugriffsebenen, aber alles musste einfach und intuitiv bleiben.

Die Entwicklung erfolgte stufenweise:

Woche 1:

• Grundlegende Einrichtung und Benutzerregistrierung
• Datenmigration aus bestehenden Systemen
• Erstausbildung für Vorstandsmitglieder

Woche 2:

• Onboarding für Anwohner
• Anpassung der Funktionen
• Gemeinschaftsweite Schulung

„Was mich am meisten beeindruckt hat“, sagt Griselda, „war, wie schnell sich alle angepasst haben. Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv, dass selbst unsere weniger technisch versierten Anwohner sie sofort nutzten.“

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Features, die das Gemeinschaftsleben transformieren

Demokratische Entscheidungsfindung wird digital

Gemeinschaftsentscheidungen bedeuteten früher das Drucken von Mitteilungen, das Organisieren von Versammlungen und das manuelle Zählen von Stimmzetteln. Heute nehmen die Bewohner direkt über ihre Smartphones an anonymen Umfragen teil.

Das System gewährleistet vollständige Privatsphäre bei gleichzeitiger Sicherstellung einer fairen Beteiligung. Jeder Haushalt erhält eine sichere Stimme, und Vorstandsmitglieder können die Gesamtbeteiligung verfolgen, ohne einzelne Entscheidungen zu sehen.

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Finanzielle Klarheit auf allen Ebenen

Das Finanzverwaltungssystem bringt Klarheit in die Gemeinschaftshaushalte auf Unternehmensebene. Jede Ausgabe wird automatisch kategorisiert und nachverfolgt. Lieferantenverträge, Zahlungshistorien und zukünftige Verpflichtungen sind sofort abrufbar.

Die Vorstandsmitglieder können Ausgabentrends schnell erkennen, die zukünftige Wartung planen und sicherstellen, dass jeder Euro ordnungsgemäß verbucht wird. Wenn Anwohner Fragen zu den Finanzen der Gemeinde haben, sind Antworten nur ein paar Klicks entfernt.

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Intelligente Kommunikationszentrale

Vorbei sind die Zeiten der Papiernotizen und verstreuten WhatsApp-Gruppen. Die Funktion „Nachrichten und Ankündigungen“ schafft eine zentrale Informationsquelle für alle Community-Informationen.

Vorstandsmitglieder können Updates sofort teilen, während die Anwohner immer wissen, wo sie wichtige Informationen finden. Von Wartungsplänen bis hin zu Notfallkontakten ist alles organisiert und zugänglich.

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Intelligente Zutrittskontrolle

Verschiedene Community-Mitglieder benötigen unterschiedliche Zugriffsebenen.

Anwohner können Ankündigungen einsehen und Wartungsanfragen stellen.

Die Vorstandsmitglieder verfügen über zusätzliche Instrumente für das Finanzmanagement und die Entscheidungsfindung.

Das Wartungspersonal kann Updates veröffentlichen, ohne auf sensible Finanzdaten zugreifen zu müssen.

Das System gewährleistet die Sicherheit und hält gleichzeitig die Dinge einfach. Eine einmalige Überprüfung stellt sicher, dass jeder auf genau das zugreift, was er benötigt — nicht mehr und nicht weniger.

Der Übergang zur digitalen Verwaltung

Die Transformation von Papier zu Digital vollzog sich schneller als erwartet. Innerhalb von zwei Wochen war die gesamte Community mit dem neuen System einsatzbereit.

Der Schlüssel zur schnellen Adoption? Die Dinge einfach halten. Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv, dass auch weniger technisch versierte Anwohner sie sofort nutzten.

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Echte Auswirkungen auf den Alltag

„Mit einem Klick sind die Übergänge jetzt nahtlos und wir treffen fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und Diagrammen“, teilt Griselda mit.

Neue Präsidenten treten ihr Amt mit Zuversicht an, mit Zugriff auf jahrelange Gemeinschaftshistorie und etablierte Prozesse.

Bewohner fühlen sich stärker in die Entscheidungsfindung der Gemeinschaft eingebunden. Vorstandsmitglieder verbringen weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit damit, das Gemeinschaftsleben zu verbessern.

Ein Blick in die Zukunft

Was als Lösung für eine Barceloner Gemeinschaft begann, hat sich zu einer Vorlage entwickelt, die Hausgemeinschaften in ganz Spanien helfen kann. Die Plattform wächst weiter mit neuen Funktionen wie:

• Smart Building-Systemintegration zur automatischen Wartungsverfolgung
• Erweiterte Berichtswerkzeuge für bessere Finanzplanung
• Mobile App-Verbesserungen für noch einfacheren Zugriff
• Community-Networking-Funktionen zum Austausch bewährter Praktiken

Ein neuer Standard im Community Management

ComunitApp steht für mehr als nur Software — es ist eine neue Art, über Community-Management nachzudenken. Es zeigt, dass die Verwaltung einer Wohngemeinschaft mit den richtigen Tools sowohl effizient als auch ansprechend sein kann.

Am wichtigsten ist, dass es Präsidenten wie Griselda die Werkzeuge an die Hand gibt, die sie benötigen, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Aufbau besserer Gemeinschaften, in denen die Menschen gerne leben.