196+ Awards ist eine Marke der PKF hospitality group, einem internationalen Beratungsunternehmen für Hotel, Living, Tourismus und Freizeit mit Wurzeln bis 1869 und eigenständiger Hospitality-Beratung seit 1927. Heute arbeitet ein Team von über 100 Beratern in 21 Büros in 15 Ländern für PKF, von Wien über Mailand bis New York.

Unter der Marke 196+ bündelt PKF seine Branchenformate: das 196+ forum, das 196+ roundtable, den 196+ summit, und die drei 196+ Awards, um die es in dieser Case Study geht.

196+ Awards vergibt jedes Jahr drei der bekanntesten Hotelpreise Europas: den Hotel Design Award, den Hotel Property Award und den Hotel Innovation Award. Die Preisverleihungen finden in Wien, München und Mailand statt, die Bewerbungen kommen von Hotels aus ganz Europa, von Neubauten bis zur Revitalisierung historischer Gebäude.

Bevor kwapso ins Bild kam, lief die Verwaltung dieser drei Programme über ein System, das nach Einschätzung des Teams veraltet, teuer und wenig benutzerfreundlich war. Es fehlten moderne Werkzeuge, um Bewerbungen und Jurybewertungen effizient zu verwalten. Weder die Bewerber noch die Jury noch das Team selbst konnten sich darauf verlassen, dass der Prozess einfach funktioniert.

Jeder der drei Awards funktioniert nach eigenen Regeln. Der Hotel Property Award fragt Investitionskosten, Flächenangaben und Rendite-Kennzahlen wie RevPAR ab. Der Hotel Design Award und der Hotel Innovation Award bewerten nach anderen Kriterien, oft mit derselben Jury, die über mehrere Kategorien hinweg votiert.

Das Team von 196+ Awards besteht im Kern aus zwei Personen. Weder die Zeit noch ein eigenes Entwicklungsteam waren da, um drei unterschiedliche Bewerbungsprozesse, ein Admin-Tool und ein Jury-Portal selbst zu bauen und jedes Jahr neu aufzusetzen. Gebraucht wurde kein einmal gebautes Tool, sondern ein System, das den laufenden Betrieb über Jahre trägt.

Der ursprüngliche Plan war, das Frontend in Webflow zu bauen und das eigentliche Bewerbungs- und Jury-Tool in Glide, in Zusammenarbeit mit Victor Umgeher, der die Landingpages für die drei Awards entwickelte. Im Verlauf des Projekts zeigte sich, dass eine Aufteilung über zwei Plattformen mehr Reibung erzeugte, als sie löste.

kwapso entschied sich, das komplette Award-Tool, Bewerbungsfunnel, Admin-Bereich und Jury-Portal, vollständig in Glide zu bauen. Dort gab es mehr Möglichkeiten und mehr Kontrolle über die Logik der drei unterschiedlichen Award-Programme. Die Landingpages blieben in Webflow und wurden mit dem Tool verknüpft.

Diese Entscheidung, mitten im Projekt das Tech-Stack zu wechseln statt am ursprünglichen Plan festzuhalten, ist bis heute Teil davon, wie kwapso arbeitet: tool-agnostisch, mit der Lösung, die für die jeweilige Aufgabe Sinn ergibt, nicht mit der, die zuerst feststand.

Aus der Plattform-Entscheidung entstand ein durchgehendes System für alle drei Awards. Die Bewerbung startet auf den Webflow-Landingpages, die eigentliche Eingabe läuft über einen mehrstufigen Bewerbungsfunnel in Glide, der pro Zyklus bis zu 1.000 Einreichungen verarbeiten kann.

Automatisierte E-Mails mit dynamisch generierten Variablen wie Award-Jahr und Bewerbungsfrist sorgen dafür, dass das Team diese Texte nicht mehr jedes Jahr händisch anpassen muss. Im Admin-Bereich sieht das Team alle Bewerbungen auf einen Blick und kann Exporte ziehen.

Das Jury-Portal bündelt die Bewertung aller drei Programme an einem Ort, rechnet Durchschnittswerte automatisch aus und zeigt jedem Jury-Mitglied nur die eigenen Kategorien.

Seit dem ursprünglichen Aufbau läuft die Zusammenarbeit nach einem festen Rhythmus: dreimal im Jahr wird ein neuer Award-Jahrgang aufgesetzt, mit aktualisierten Inhalten, Fristen und Dokumenten, koordiniert über das kwapso-Ticketsystem. Während ein Award live ist, gibt es laufenden Support für Team, Bewerber und Jury.

In diesem Rhythmus sind über die Jahre Funktionen entstanden, die am Anfang nicht geplant waren: ein automatischer PDF-Export einzelner Bewerbungen, die automatische Anlage der Google-Drive-Ordner, präzisere Formeln für Investitionskosten und RevPAR, eine einheitliche Logik dafür, welches Jury-Mitglied welche Kategorie sieht. Jede dieser Erweiterungen kam nicht aus einem neuen Großprojekt, sondern aus einem konkreten Bedarf, der während eines laufenden Zyklus sichtbar wurde.

‍

Für 2026 laufen die Vorbereitungen der nächsten Jahrgänge aller drei Awards, mit aktualisierten Landingpages, neuen Fristen und denselben Tools, die sich seit Jahren bewähren. kwapso bleibt während jedes Bewerbungs- und Jury-Zyklus an Bord, nicht nur beim Aufsetzen. Das nächste sichtbare Ziel: das Filtern und Vergleichen über mehrere Award-Jahrgänge hinweg für das Team noch einfacher machen.

Über das Tool haben sich seit dem Start weit über 100 Hotels aus ganz Europa für die drei 196+ Awards beworben. Während ein Award-Jahrgang aktiv läuft, zählt das Team 50 bis 70 aktive Nutzer pro Monat, Bewerber, Jury-Mitglieder und das eigene Team eingeschlossen, die alle über dasselbe System arbeiten.

Bewerbungsfunnel — ersetzt die bisherige, wenig flexible Bewerbungsabwicklung und verarbeitet bis zu 1.000 Einreichungen pro Award-Zyklus.

Admin-Dashboard — ersetzt das manuelle Sammeln und Herunterladen einzelner Bewerbungsunterlagen, inklusive automatischer Google-Drive-Ablage pro Hotel.

Jury-Portal — ersetzt die kategoriegetrennte, manuelle Bewertung und Durchschnittsberechnung über drei Awards hinweg.

Landingpages — ersetzen den bisherigen, wenig markenkonformen Auftritt der drei Awards.

Verwaltest du mehrere parallel laufende Programme über Excel, E-Mail und Zuruf? Wir schauen uns das mit dir in einem strukturierten Gespräch an

Strategiegspräch buchen